Bir demo izlersiniz. Ekranlar tanıdık, fiyat makul. Sonra kendi işinizi o ekranlara sığdırmaya çalışır, bir yerde takılırsınız. Hazır yazılımların çoğu kötü değil; sadece sizin için yazılmamış.
1Demo hep düz yolda gider
Hazır programlar standart işi gerçekten iyi yapar. Fatura kesmek, stok düşmek, cari hesap takibi. Bu süreçler Lefkoşa'daki bir mağazada da Ankara'dakinde de birbirine benzer. Rafta bulduğunuz çözüm bu yüzden işinizin büyük bölümünü karşılar. Sorun kalan kısımda başlar; yani işinizi diğerlerinden ayıran kısımda.
Somut bir örnek. Bir otelin rezervasyon programı oda satışını, konaklama takibini ve kasa raporunu sorunsuz yapıyordu. Ama acente komisyonları sözleşmeye göre değişiyordu: kiminde sabit oran, kiminde sezona göre kademeli. Programda tek bir komisyon oranı alanı vardı. Her ay sonu tekrarlanan iki saatlik bir Excel çalışması.
2Kalan iş buharlaşmaz, birinin masasına düşer
Yazılımın yapamadığı iş ortadan kaybolmaz. Şu hallere dönüşür:
Günde kırk dakika masum görünür. Ayda on dört saat eder, yılda yaklaşık bir buçuk iş ayı. Daha kötüsü, bu işin nasıl yapıldığı çoğu zaman tek bir kişinin kafasındadır. O kişi izne çıktığında hazır programınız çalışmaya devam eder; işiniz etmez.
- Ay sonunda iki ayrı sistemden rapor alıp Excel'de birleştirmek
- Programın üretmediği tabloyu elle hazırlamak
- Aynı kaydı hem muhasebeye hem servis takibine ikinci kez girmek
- Sistemde alanı olmayan bilgiyi WhatsApp'ta, deftere ya da masaüstündeki bir dosyada tutmak
- Yanlış giden kaydı sonradan bulup düzeltmek
3Maliyeti aya değil, beş yıla bakarak hesaplayın
Hazır yazılımın cazibesi giriş fiyatında. On kullanıcı, kişi başına ayda otuz euro; ayda üç yüz euro kulağa fena gelmiyor. Beş yılda on sekiz bin euro eder. Bu hesapta ne yıllık zamlar var ne kur farkı. Ek modül istediğinizde fiyat listesi yeniden açılır.
Özel yazılımda maliyet başta toplanır. Kabaca, orta ölçekli bir iş için ilk yatırım aynı işi gören bir aboneliğin bir ila iki yılına denk gelir; sonrasında bakım ve değişiklik kalemi devam eder. Farkı yaratan ödeme takvimi değil, elle yapılan işin ortadan kalkması. Ayda on dört saatlik manuel yükü sıfırlıyorsanız hesap kendini çevirir.
Bir de üçüncü yol var, çoğu zaman en akıllısı. Hazır programı olduğu yerde bırakıp yalnızca size özel olan kısmı yazdırmak. Muhasebe paketi kalsın; ona veri gönderen küçük bir servis takip uygulaması yazılsın. Sıfırdan sistem yazma riskini almazsınız, Excel köprüsünden de kurtulursunuz.
4KKTC'de raftan ne çıkıyor
Adada hazır yazılım aramanın kendine özgü bir sorunu var: çoğu ürün burayı hesaba katmadan yazılmış. Türkiye kaynaklı paketlerde bordro modülü SGK mantığına göre kurgulanır. KKTC'de ise Sosyal Sigorta ve İhtiyat Sandığı ayrı ayrı işler; oranlar ve tavanlar farklıdır. Program yanlış hesaplamaz; hesaplayamaz. O alanlar orada yok. e-Fatura tarafı da benzer: KKTC'nin kendi sistemi var, Türkiye e-fatura entegrasyonu buraya doğrudan bağlanmaz.
Yurt dışı ürünlerde iş daha da tuhaflaşır. Abonelik ekranındaki ülke listesinde KKTC bulunmaz; fatura adresini bir şekilde doldurursunuz, ödeme kartta takılır, kur her ay başka gelir. Destek talebi açtığınızda karşı taraf başka bir saat diliminde, başka bir resmî tatil takvimindedir. Bir de ölçek meselesi: minimum kullanıcı sayısı yirmi beşten başlayan bir ERP'nin fiyatlaması, on beş kişilik bir firmaya hiçbir zaman oturmaz.
5Karar vermenin pratik yolu
Kimseyle toplantı yapmadan önce bir kâğıt alın, işinizin adımlarını sırayla yazın. Sipariş nasıl geliyor, kim onaylıyor, fatura ne zaman kesiliyor, tahsilat nereye işleniyor. Sonra her adımın yanına üç işaretten birini koyun: program bunu kutudan çıktığı gibi yapıyor, ayar yapılırsa yapıyor, elle yapılıyor.
Elle kalan adımlar ayda bir yapılan yarım saatlik işlerse hazır programı alın; hesap tutar. Ama her gün tekrarlanıyor ve parayla temas ediyorsa (fiyatlandırma, tahsilat, stok) orada özel yazılım ya da köprü konuşmaya değer. Son bir soru: verileriniz sizin mi? Yarın vazgeçtiğinizde müşteri listenizi, stok hareketlerinizi ve geçmiş faturalarınızı kullanılabilir bir formatta dışarı alabiliyor musunuz? Cevap net değilse hangi seçeneği seçtiğiniz pek fark etmez.
Hazır ile özel arasındaki seçim inanç meselesi değil, hesap meselesi. Kalan yüzde otuzun ne kadar zaman ve kaç hata ürettiğini bir ay boyunca not alın; karar çoğu zaman kendini gösterir. Kıbrıs Yazılım olarak 2012'den beri hem mevcut sistemlere entegrasyon yazıyor hem de sıfırdan özel çözüm geliştiriyoruz; kâğıdı doldurduktan sonra konuşmak isterseniz buradayız.