KKTC'de elektronik belge düzeni artık "ileride bir gün" meselesi değil. Gelir ve Vergi Dairesi kapsamı kademeli genişletiyor; bu yıl listede olmayan bir işletme bir sonraki adımda içeri girebiliyor. Asıl zorluk da mevzuatta çıkmıyor. On yıldır kullandığınız muhasebe programının bu düzenle konuşup konuşamayacağında çıkıyor.
1Kapsam sabit değil, kayan bir liste
Kapsam tek hamlede herkesi içine alacak şekilde açılmadı. Ciro eşiği, sektör ve mükellefiyet türü üzerinden adım adım genişliyor. "Bize gelmedi" demek çoğu zaman geçen yılın listesine bakmak anlamına geliyor.
İşin iki tarafı var. Biri dairenin sizi kapsama alması; diğeri müşterinizin sizi zorlaması. Bir otele, hastaneye ya da kamu kurumuna düzenli mal veriyorsanız, onlar elektronik belgeye geçtiği anda aynı formatı sizden de isteyecekler. Küçük tedarikçilerin önemli bir kısmı sisteme tebliğ yüzünden değil, en büyük müşterisi yüzünden geçiyor.
Yürürlükteki eşikleri ve tarihleri doğrudan Gelir ve Vergi Dairesinin güncel tebliğinden teyit edin. Takvimler revize ediliyor. Kulaktan dolma bir tarihe göre yatırım planlamak pahalıya patlıyor.
2Önce yazılımınıza bakın, mevzuata sonra
Türkiye'de geliştirilmiş paket programların "KKTC sürümü" diye satılanı çoğu zaman yalnızca KDV oranları değiştirilmiş bir kurulumdur. GİB şemasına göre çalışan bir e-fatura modülü burada doğrudan iş görmez; belge yapısı, numaralandırma ve gönderim ucu ayrıdır. Durumunuz büyük ihtimalle şu dörtten biri:
Cevabı bilmiyorsanız ilk adım basit: yazılımınızın veritabanına dışarıdan yazılabiliyor mu, bir dış servis tetiklenebiliyor mu? Bunu netleştirmeden bütçe konuşmanın anlamı yok.
- Kendi yazılımınız var ve kaynak koduna erişebiliyorsunuz — en rahat senaryo; entegrasyon programın içine gömülür.
- Paket program kullanıyorsunuz — üreticinin KKTC için modülü var mı, yoksa veritabanına dışarıdan yazılabiliyor mu? Belirleyici olan bu iki soru.
- Access, DOS tabanlı ya da geliştiricisine artık ulaşamadığınız eski bir program — araya köprü servis koymaktan başka yol genelde kalmıyor.
- Excel ya da elle koçan — aslında en hızlı geçen grup, çünkü taşınacak eski bir yapı yok.
3Bağlantının üç yolu var
Doğrudan entegrasyonda faturayı yazılımınız üretir, imzalar, servise gönderir; dönen onayı veya hatayı kendi ekranına yazar. En temiz çalışan yöntem. Ama programa müdahale gerektirir.
Köprü serviste mevcut programa hiç dokunulmaz. Arka planda çalışan ayrı bir uygulama fatura kayıtlarını veritabanından okur, gerekli formata çevirir, gönderir ve sonucu geri işler. Kaynak kodu elinizde olmayan programlarda pratikte tek makul yol bu.
Üçüncüsü portaldan elle giriş. Ayda on beş yirmi fatura kesen bir işletme için gerçekten yeterli olabilir; ayda üç yüz fatura kesiyorsanız iki hafta içinde birinin tam zamanlı işine dönüşür. Karar kriteri gurur değil, aylık belge adedi.
4Fatura kesmeden önce veriyi temizleyin
Entegrasyonun teknik kısmı genelde tahmin edilenden kısa sürer. Uzayan kısım veri. Elektronik fatura, kâğıt faturanın affettiği hiçbir şeyi affetmiyor: alıcının vergi numarası eksikse belge reddediliyor, birim tanımı tutarsızsa kalem geçmiyor, oranı yanlış tanımlanmış bir stok kartı her seferinde hata döndürüyor.
Cari kart listenizi geçişten önce açıp bakın. Aynı müşterinin üç ayrı kartı, unvanı yarım girilmiş kayıtlar, vergi numarası hanesi boş yüzlerce satır. Bunlar yıllardır sorun çıkarmadı, çünkü kimse kontrol etmiyordu. Artık her fatura kontrol edilecek. Stok kartlarında da tablo aynı: birim, oran ve açıklama alanlarının standarda oturması gerekiyor.
5Adada işi bozan şeyler
Elektrik ya da internet kesintisinde ne olacak? Kasada müşteri beklerken gönderim yapılamıyorsa program kilitlenmemeli; fatura yerelde kaydedilip kuyruğa alınmalı, bağlantı gelince otomatik gönderilmeli. Baştan şart koşmazsanız sonradan eklemek çok daha zahmetli.
Turizm ve ithalatla uğraşan işletmelerde faturaların bir kısmı sterlin, euro ya da dolar üzerinden kesiliyor. Döviz cinsi, kur ve kur tarihi alanlarının doğru dolduğunu test aşamasında görmeniz gerekir. Bir de iptal meselesi var: elektronik faturayı yırtıp çöpe atamıyorsunuz; düzeltme belirli bir prosedürle ve süre içinde yapılıyor. Ekip bunu ilk yanlış faturada değil, eğitimde öğrenmeli. Gönderdiğiniz her belgenin bir kopyası da kendi tarafınızda dursun.
6Takvim: neyi ne zaman yapmalı
Gerçekçi sıralama şöyle: kapsam teyidi, mevcut yazılımın incelenmesi, veri temizliği, test ortamında deneme gönderimleri, paralel çalışma, canlıya geçiş. En uzun kalem neredeyse her zaman veri temizliği; teknik bağlantı değil.
Test ortamında birkaç fatura göndermek yetmez. Gerçek senaryoları deneyin: iskontolu satış, birden çok oran içeren fatura, iade, döviz fatura, sıfır bedelli kalem. Ardından en az bir ay paralel çalışın; eski düzenle yeni belgeyi yan yana üretip karşılaştırın. Uyuşmazlık çıkarsa dönem kapanmadan görürsünüz.
Geçiş tarihini ay ortasına değil ay başına koyun. Eğitimi de yalnız muhasebeciye vermeyin. Faturayı fiilen kesen kişi öğrenmezse, o kişi izne çıktığı gün iş durur.
Elektronik faturaya geçmek için muhasebe programınızı çöpe atmanız gerekmiyor; çoğu durumda mevcut sistemin üzerine doğru köprüyü kurmak yetiyor. Zor olan kısım yazılım değil, hazırlık. KKTC'de e-fatura entegrasyonunu işletmelerin hâlihazırda kullandığı yazılımlar üzerine kuruyoruz; mevcut sisteminizin ne kadarının korunabileceğini konuşmak isterseniz bize yazabilirsiniz.