Bir odanın genel kurulunda sayım gece yarısını geçiyorsa sebep genelde üye sayısı değildir; aynı gün birkaç ayrı organ için oy verilmesidir. Yönetim kurulu, denetleme, onur kurulu, birlik delegeleri, şube temsilcileri. Her biri ayrı pusula, ayrı sayım, ayrı itiraz. Elektronik oylama bu saatleri dakikaya indiriyor. Asıl faydası ise hız değil: tüzükte yazan kuralın sayım masasında yeniden yorumlanmasını engellemesi.
1Önce tüzük, sonra yazılım
Kurulum tüzükle başlar. Oy hakkı kimde? Aidat borcu olan üye oy kullanabilir mi, hangi tarihe kadarki borç engel sayılır? Her organ için kaç asıl, kaç yedek seçilecek; oy liste usulüyle mi bireysel mi verilecek? Bunlar sistemin ayarı değil, seçimin kendisi.
En çok tartışma yaratan konu eksik işaretleme. Tüzük yönetim kuruluna 7 asıl üye seçileceğini yazıyorsa ve bir üye yalnızca 4 isim işaretlediyse o oy geçerli mi? Kâğıtla çalışırken bu karar o gece, yorgun bir sayım kurulunda veriliyor ve itirazın kaynağı oluyor. Elektronikte kural önceden yazılır, divana onaylatılır. Üye ekranda en fazla 7 seçebileceğini ve kaç isim işaretlediğini görür.
2Aynı anda birden fazla organ
KKTC'deki odaların çoğunda genel kurul tek gün sürer. İnşaat Mühendisleri Odası'nda da Kıbrıs Türk Tabipleri Birliği'nde de üye salona bir kez giriyor ve o girişte birden fazla organ için oy kullanıyor. Elektronik oylamada bu, tek oturum içinde adım adım ilerleyen bir akışa dönüşür: üye birinci ekranda yönetim kurulunu, ikincide denetlemeyi, üçüncüde onur kurulunu seçer. Tüzük izin veriyorsa bir organı boş geçebilir.
Organların kuralları birbirinden farklı olabilir. Yönetim kurulu blok liste usulüyle, denetleme kurulu tek tek isimle seçiliyor olabilir; delege seçiminde şube kontenjanı ya da branş dağılımı gözetiliyor olabilir. Her biri ayrı tanımlanır. Sayım tarafındaki fark şu: 400 üyeli bir odada beş organ, kâğıtta iki bine yakın pusulanın elden geçmesi demek. Elektronikte oylama kapandığı anda sonuç organ organ hazırdır.
3Asıl iş delege listesinde
Seçim gününden çok önce başlaması gereken, genelde de en geç başlanan iş bu. Muhasebedeki aidat kaydıyla üye defteri çoğu odada birebir tutmaz. Listeyi çıkarırken karşınıza çıkacaklar:
Çözüm, listeyi erken çıkarıp askıya asmak ve itiraz süresini tüzükteki gün sayısına göre işletmek. Pratik bir kural: kesin liste genel kuruldan 48 saat önce dondurulur, o saatten sonra listeye yalnızca itiraz komisyonunun yazılı kararıyla ekleme yapılır. Yoksa düzeltmeler salon kapısında yapılır; hem kuyruk uzar hem tutanak zayıflar.
- Aynı kişinin eski ve yeni üye numarasıyla iki kez kayıtlı olması
- Evlilik sonrası soyadı değişikliği yüzünden isimlerin eşleşmemesi
- Kimlik numarası eksik ya da hatalı girilmiş kayıtlar
- Aidat borcu nedeniyle oy hakkı askıda olan üyelerde hangi tarihin esas alınacağı
- Vefat eden, üyelikten ayrılan ya da yıllardır adada olmayan üyelerin listede durması
4Salonda ne oluyor
Kayıt masasında üye kimliğini gösterir, listede işaretlenir ve tam o anda kendi oy hakkı açılır. Yoklama ile oy hakkı aynı işlem olduğu için nisap anlık takip edilir; divan salonda kaç kişi olduğunu tahminle söylemez. Üye kabine geçer, oyunu verir, cihaz bir sonraki üyeye kapalı döner.
Ada koşullarında kurulumun kendi ayakları üzerinde durması gerekir. Salon internetine güvenilmez; sistem yerel ağda, kendi switch'i ve kendi kablolamasıyla çalışır. Elektrik kesintisi burada sürpriz değil, UPS standarttır. Cihaz tarafında kaba bir ölçü: her 100 üye için bir oy verme noktası, toplamda en az iki yedek cihaz.
5Sonuç, tutanak ve itiraz
Oylama kapandığında sonuçlar organ organ alınır, divan imzalar, çıktı tutanağa eklenir. Eşitlik ihtimalini önceden konuşun. Tüzüklerin çoğu üyelik kıdemine ya da yaşa bakar; sıralama buna göre kurulur, seçim akşamı tartışılmaz.
Gizlilik tarafında ölçüt basit: kimin oy kullandığı ile hangi oyun ne olduğu iki ayrı kayıttır, birbirine bağlanamaz. İtiraz geldiğinde masaya konacaklar ise katılım listesi, saat damgalı işlem kayıtları ve imzalı sonuç dökümü.
6Takvimi geriye doğru kurun
Genel kurul tarihinden geriye sayın. Dört hafta kala üye listesinin ham hali çıkarılır, aidat mutabakatı yapılır. İki hafta kala liste askıya asılır. Bir hafta kala organlar, adaylar ve oy kuralları sisteme girilir; divanla birlikte deneme oylaması yapılır. Bu provayı atlayan odalar hatayı seçim sabahı buluyor.
Elektronik oylamanın odalarda işe yaramasının nedeni ekranlar değil, tüzüğün seçimden önce net biçimde yazıya dökülmesi. Kurulumu ve seçim günü desteğini birlikte planlamak isterseniz Kıbrıs Yazılım'a yazabilirsiniz.