Bir odanın genel kurulunda sayım gece yarısını geçiyorsa sebep genelde üye sayısı değildir; aynı gün birkaç ayrı organ için oy verilmesidir. Yönetim kurulu, denetleme, onur kurulu, birlik delegeleri, şube temsilcileri. Her biri ayrı pusula, ayrı sayım, ayrı itiraz. Elektronik oylama bu saatleri dakikaya indiriyor. Asıl faydası ise hız değil: tüzükte yazan kuralın sayım masasında yeniden yorumlanmasını engellemesi.
1Önce tüzük, sonra yazılım
Kurulum tüzükle başlar. Oy hakkı kimde? Aidat borcu olan üye oy kullanabilir mi, hangi tarihe kadarki borç engel sayılır? Her organ için kaç asıl, kaç yedek seçilecek; oy liste usulüyle mi bireysel mi verilecek? Bunlar sistemin ayarı değil, seçimin kendisi.
En çok tartışma yaratan konu eksik işaretleme. Tüzük yönetim kuruluna 7 asıl üye seçileceğini yazıyorsa ve bir üye yalnızca 4 isim işaretlediyse o oy geçerli mi? Kâğıtla çalışırken bu karar o gece, yorgun bir sayım kurulunda veriliyor ve itirazın kaynağı oluyor. Elektronikte kural önceden yazılır, divana onaylatılır. Üye ekranda en fazla 7 seçebileceğini ve kaç isim işaretlediğini görür.
Bir başka madde kota. Tüzük ilçe ya da cinsiyet kotası öngörüyorsa bu, sayım masasında değil sistemde tanımlanır: hangi koltuk hangi ilçeye ayrılmış, kota sağlanamazsa tutanakta ne yazacak. Pratik bir uyarı: ilçe sayısı × ilçe kotası, koltuk sayısını aşıyorsa o yapılandırma zaten tutarsızdır ve baştan engellenmelidir — yoksa bir ilçe hiç temsil edilemez ve bu, seçim akşamı fark edilir.
Bazı tüzüklerde oylanmayan, atanmış üyeler de var — kontenjan. Onlar kabin ekranında hiç görünmez ama sonuç listesine girer, kota hesabına sayılır ve tutanakta oy yerine “Kontenjan” yazar. Bunun baştan tanımlanması gerekiyor; sonradan eklenen bir kontenjan bütün kota hesabını kaydırır.
2Aynı anda birden fazla organ
KKTC'deki odaların çoğunda genel kurul tek gün sürer. İnşaat Mühendisleri Odası'nda da Kıbrıs Türk Tabipleri Birliği'nde de üye salona bir kez giriyor ve o girişte birden fazla organ için oy kullanıyor. Elektronik oylamada bu, tek oturum içinde adım adım ilerleyen bir akışa dönüşür: üye birinci ekranda yönetim kurulunu, ikincide denetlemeyi, üçüncüde onur kurulunu seçer. Tüzük izin veriyorsa bir organı boş geçebilir.
Organların kuralları birbirinden farklı olabilir. Yönetim kurulu blok liste usulüyle, denetleme kurulu tek tek isimle seçiliyor olabilir; delege seçiminde şube kontenjanı ya da branş dağılımı gözetiliyor olabilir. Her biri ayrı tanımlanır. Sayım tarafındaki fark şu: 400 üyeli bir odada beş organ, kâğıtta iki bine yakın pusulanın elden geçmesi demek. Elektronikte oylama kapandığı anda sonuç organ organ hazırdır.
3Asıl iş delege listesinde
Seçim gününden çok önce başlaması gereken, genelde de en geç başlanan iş bu. Muhasebedeki aidat kaydıyla üye defteri çoğu odada birebir tutmaz. Listeyi çıkarırken karşınıza çıkacaklar:
Çözüm, listeyi erken çıkarıp askıya asmak ve itiraz süresini tüzükteki gün sayısına göre işletmek. Pratik bir kural: kesin liste genel kuruldan 48 saat önce dondurulur, o saatten sonra listeye yalnızca itiraz komisyonunun yazılı kararıyla ekleme yapılır. Yoksa düzeltmeler salon kapısında yapılır; hem kuyruk uzar hem tutanak zayıflar.
- Aynı kişinin eski ve yeni üye numarasıyla iki kez kayıtlı olması
- Evlilik sonrası soyadı değişikliği yüzünden isimlerin eşleşmemesi
- Kimlik numarası eksik ya da hatalı girilmiş kayıtlar
- Aidat borcu nedeniyle oy hakkı askıda olan üyelerde hangi tarihin esas alınacağı
- Vefat eden, üyelikten ayrılan ya da yıllardır adada olmayan üyelerin listede durması
4Salonda ne oluyor
Kayıt masasında üye kimliğini gösterir, listede işaretlenir ve tam o anda kendi oy hakkı açılır. Yoklama ile oy hakkı aynı işlem olduğu için nisap anlık takip edilir; divan salonda kaç kişi olduğunu tahminle söylemez. Üye kabine geçer, oyunu verir, cihaz bir sonraki üyeye kapalı döner.
Ada koşullarında kurulumun kendi ayakları üzerinde durması gerekir. Salon internetine güvenilmez: sistem kapalı bir yerel ağda, kendi switch’i ve kendi kablolamasıyla çalışır ve dışarıya hiç çıkmaz. Elektrik kesintisi burada sürpriz değil, UPS standarttır. Cihaz tarafında kaba bir ölçü: her 100 üye için bir oy verme noktası, toplamda da en az iki yedek.
5Sonuç, tutanak ve itiraz
Oylama kapandığında sandık açılır, pusulaların barkodu okutulur ve kâğıt ile elektronik sayı karşılaştırılır. Tuttuktan sonra sonuçlar organ organ alınır, divan imzalar, çıktı tutanağa eklenir. Tutanakta yalnızca kazananlar değil, her başlığın bütün adayları, aldıkları oylar ve ayrı bir satırda boş oy yer alır — kota ve salt çoğunluk hesabı kâğıttan yeniden yapılabilsin diye.
Eşitlik ihtimalini önceden konuşun ve yazıya dökün. Tek koltuklu bir başlıkta en yüksek oyu iki aday paylaşırsa sonuç kurayla belirlenir; kura çekilene kadar sonuç kesinleştirilemez. Çok koltuklu başlıklarda tüzüklerin çoğu üyelik kıdemine ya da yaşa bakar. Hangi kural geçerliyse seçim akşamı değil, genel kuruldan önce belli olmalı.
Gizlilik tarafında ölçüt şu: kimin oy kullandığı bilgisi ile hangi oyun ne olduğu bilgisi iki ayrı yerde durur ve ikisini birleştirecek kayıt hiç oluşmaz. Bunun taşıyıcısı kart dağıtım yöntemidir — kartlar üyeye sırayla verilmez, kavanozdan kendisi çeker. İtiraz geldiğinde masaya konacaklar ise katılım listesi, sandık mutabakat dökümü ve imzalı sonuç tutanağıdır.
6Takvimi geriye doğru kurun
Genel kurul tarihinden geriye sayın. Dört hafta kala üye listesinin ham hali çıkarılır, aidat mutabakatı yapılır. İki hafta kala liste askıya asılır. Bir hafta kala organlar, adaylar ve oy kuralları sisteme girilir; divanla birlikte deneme oylaması yapılır. Bu provayı atlayan odalar hatayı seçim sabahı buluyor.
Elektronik oylamanın odalarda işe yaramasının nedeni ekranlar değil, tüzüğün seçimden önce net biçimde yazıya dökülmesi. Kurulumu ve seçim günü desteğini birlikte planlamak isterseniz Kıbrıs Yazılım'a yazabilirsiniz.