Kurultay hazırlığında en çok konuşulan şey aday listesidir. Günün nasıl geçeceğini belirleyen ise çoğu zaman salonun bir köşesinde duran kabin sayısı. İki kabin eksikse öğlene doğru kuyruk kapıdan taşar, bazı delegeler oy vermeden gider. İtiraz da tam oradan başlar.
1Kabinde geçen süreyi tahmin etmeyin, ölçün
Aşağıdaki katsayılar hakkında: bu yazıdaki süre, oran ve kapasite değerleri planlamaya başlamak için kullanılabilecek varsayımlar — ölçülmüş sonuçlar değil. Her tesis ve her seçmen profili farklı sonuç veriyor; hesabı kendi provanızdan ya da önceki etkinliğinizin verisinden çıkan sayılarla tekrar kurun.
Hesabın tamamı tek bir sayıya dayanır: bir delegenin kabinde geçirdiği süre. Bu süre pusulanın yapısına göre üçe katlanabiliyor. Sadece başkanlık yarışı varsa, ekranda iki üç aday arasından seçim 30-45 saniye sürer. Aynı oylamada 80 kişilik listeden 40 parti meclisi üyesi işaretlenecekse süre 2,5-4 dakikaya çıkar. İşaretleme sayısı arttıkça delege listeyi aşağı yukarı kaydırır, seçtiklerini sayar, bir de kontrol eder.
Bir ekleme: kabinde geçen süre yalnızca ekranda geçen süre değil. Oy onaylandıktan sonra pusula basılıyor ve delege onu alıp sandığa atıyor — kişi başı 15-20 saniye daha. Delege çıktı ekranındaki geri sayımı beklemek zorunda değil, tek dokunuşla kod ekranına dönüp sıradakine yer açabiliyor; ama yazıcının kâğıdı vermesi gereken süre yerinde duruyor. Yazıcı sayısı kabin sayısından azsa bu süre kuyruğa yansır.
Prova yapın. Kurultaydan önce gerçek ekranla 10-15 kişiye deneme oyu verdirin, süreleri yazın. Sonra ortalamayı değil, en yavaş üç kişinin ortalamasını alın; kuyruğun hızını en hızlı delege değil, en yavaş delege belirler. Delege profili 55 yaş üstü ağırlıklıysa dokunmatik ekran süresine rahatlıkla yarım dakika ekleyin.
2Toplam süre değil, yoğun saat
"Oylama altı saat açık, 400 kişi var, saatte 67 kişi eder" hesabı her seferinde yanıltır. Delegeler zamana eşit dağılmaz. Açılış konuşmaları biter bitmez salon hareketlenir, büyük bölüm aynı anda kabinlere yönelir; öğle arası ikinci bir tepe yapar. Kaba bir başlangıç varsayımı olarak toplam seçmenin dörtte biriyle üçte biri arasının tek bir saate sıkışacağını kabul edebilirsiniz. Bu oran salonun düzenine, gündemin akışına ve öğle arasının nereye denk geldiğine göre ciddi biçimde değişiyor; önceki kurultayınızın kayıt saatleri varsa gerçek oranı oradan çıkarın.
İkinci düzeltme: kabinleri yüzde yüz doluluğa göre planlamayın. Sıra tam kapasiteye yaklaştığında bekleme süresi düz artmaz, patlar. Tek bir gecikme — kimlik listede bulunamadı, ekran takıldı, delege yardım istedi — arkadaki otuz kişiye yansır. Planı kapasitenin yaklaşık %75'i üzerinden kurun. İki dakikalık bir kabin teoride saatte 30 kişi geçirir; planı bunun dörtte üçü üzerinden, yani 22-23 kişi kabul ederek kurun. Bu oran bir ölçüm değil, güvenlik payı — kendi provanızda çıkan sayıya göre yukarı ya da aşağı çekin.
3400 seçmenli kurultay
Diyelim başkan ve 30 kişilik parti meclisi aynı ekranda oylanıyor, ölçülen süre 2 dakika, oylama 10:00-14:00 arası açık. Ortalamaya bakarsanız iş kolay görünür: 400 × 2 dakika = 800 kabin-dakikası, dört saate bölününce üç kabin bile yeter. Yoğun saat başka söyler. Toplamın %30'u, yani 120 delege 11:00-12:00 arasına sıkışıyorsa ve bir kabin gerçekte saatte 22 kişi geçiriyorsa, 120 ÷ 22 = 6 kabin gerekir.
Kayıt masası ayrı bir hesap. Kimlik kontrolü ve listede işaretleme kişi başı 30 saniye sürüyorsa bir masa saatte 90 kişiyi rahat geçirir; 120 kişilik tepe için iki masa yeter. Yani 400 seçmenli bir kurultayın makul kurulumu altı kabin, iki kayıt masası ve kenarda bekleyen bir yedek cihaz.
41200 seçmenli kurultay: üç kat seçmen, üç kat kabin değil
Aynı mantığı 1200 delegeye uygularken doğrudan üçle çarpmak gereksiz masraf çıkarır. Büyük kurultaylarda oylama penceresi de uzar — 09:00-16:00 gibi yedi saat. Pencere uzadıkça gelişler yayılır ve yoğun saat payı düşer; hesabı %30 yerine %20 üzerinden kurmak makul bir varsayım. Yine bir ölçüm değil, tahmin — elinizde önceki bir kurultayın verisi varsa onu kullanın. 1200'ün %20'si 240 kişi; 240 ÷ 22 ≈ 11. Yani 18 değil, 12 kabin.
Asıl darboğaz burada kabin değil, kayıt masası. 1200 kişilik listede isim aramak 400 kişilikten belirgin biçimde uzun sürer; tek kuyruk metrelerce uzar. Çözüm seçmeni bölmek:
- Soyadına göre dört kayıt bölgesi (A-G, Ğ-K, L-S, Ş-Z), her bölgenin kendi masası ve üç kabini
- Bölge tabelaları salon girişinden okunacak büyüklükte olsun; delege içeri girmeden hangi kuyruğa gireceğini bilsin
- Her bölgeye bir yönlendirici görevli — kuyruğu düzenleyen kişi bazen bir kabin kadar iş görür
- İki yedek kabin donanımı: KKTC'de aynı gün yedek parça bulmak çoğu zaman mümkün değil, arızalı cihazın yerine anında yenisi konabilmeli
- Bölgeler eşit dolmayabilir; soyad dağılımını delege listesinden önceden çıkarıp sınırları ona göre çekin
5Salon düzeni: kuyruk kendi yerini seçer, siz seçmezseniz
Kabinleri doğru saydınız diyelim; yanlış yerleştirirseniz aynı sorunu yaşarsınız. Kural tek yönlü akış: kapıdan giriş, kayıt masası, kabin, çıkış — çıkış mümkünse ayrı kapıdan. Oy vermiş delegeyle vermemiş delege aynı alanda karışmasın. Karışırsa hem kuyruk tıkanır hem de "iki kez oy kullandı" tartışması çıkar.
Kuyruk yer kaplar. Otuz kişilik bir sıra, kişi başına yarım metreden fazla yer tutar — yani rahatlıkla 15-20 metreyi bulur. Lefkoşa'da kurultaylar genelde otel balo salonlarında ya da parti genel merkezlerinde yapılıyor; bu salonların yan koridoru 18 metrelik sırayı kaldırmaz, kuyruk kapıdan dışarı taşar. Kabinleri duvara dizip önlerine tek uzun sıra kurmak yerine U ya da yelpaze düzeni kurun; bekleme hattını yer bandıyla işaretleyin.
Elektrik ve kablo düzenini de kabin sayısıyla birlikte planlayın. Kabin başına priz, ara geçişler için kablo kanalı, kesintiye karşı UPS. Ekranlar kuyruğa ve basın alanına sırt dönük dursun; iki kabin arası bir metrenin altına inmesin.
Sandığın yeri de plana girsin. Kabinden çıkan delege pusulasını atacak; sandık çıkış yolunun üstünde ve divanın görebileceği bir noktada durmalı. Kabinin hemen yanına konursa kuyruk orada ikinci kez düğümlenir.
Son olarak kapanış saatini belirlerken sandık sayımını da hesaba katın. Kapanışta her pusulanın barkodu tek tek okutulacak ve bu da süre ister. Okutma hızını kendi ekibinizle deneyip ölçün; kâğıtların kutudan çıkarılıp düzeltilmesi çoğu zaman okutmanın kendisinden uzun sürüyor. Bu iş salon boşalmadan, divanın ve müşahitlerin gözü önünde yapılır.
Kabin sayısı tahmin işi değil, üç sayının çarpımı: kabinde geçen süre, yoğun saat payı, gerçekçi doluluk oranı. Bu üçünü kurultaydan bir hafta önce masaya yatırırsanız gün içinde çözmeye çalışacağınız sorunların çoğu zaten çıkmaz. Kıbrıs Yazılım olarak 2016'dan bu yana parti kurultaylarında ve oda seçimlerinde bu hesabı salon planıyla birlikte çıkarıyoruz; delege sayınızı ve salonu paylaşırsanız kaç kabin, kaç masa gerektiğine birlikte bakabiliriz.